Báo cáo được thiết kế nhằm cung cấp bức tranh toàn diện về hiệu quả vận hành logistics trong kỳ theo dõi. Dữ liệu tập trung vào các tuyến vận tải chính và khách hàng chủ lực, đối chiếu giữa sản lượng thực tế (TEU) và chỉ tiêu kế hoạch (Target). Mục tiêu của báo cáo:
☛ Hỗ trợ quản trị ra quyết định điều chỉnh chiến lược vận hành.
☛ Đánh giá mức độ hoàn thành KPI logistics.
☛ Xác định điểm mạnh, điểm yếu trong khai thác tuyến/khoảng khách hàng.
☛ Cảnh báo các tuyến hoặc khách hàng chưa đạt chỉ tiêu để có biện pháp xử lý kịp thời.
Dashboard này gồm 4 trang chính, mỗi trang mang một vai trò chuyên biệt, tạo thành một hệ sinh thái phân tích khép kín, liên kết chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau:
①. Trang tổng quan
Là một trung tâm điều hành vận tải (control tower), cho phép doanh nghiệp logistics:
- Theo dõi toàn bộ hoạt động vận chuyển.
- Ra quyết định nhanh để xử lý backlog, phân bổ nguồn lực, và tránh trễ hạn.
- Tối ưu chi phí & bảo vệ doanh thu nhờ giám sát hợp đồng, khách hàng và năng lực tuyến.
– Các card tổng quan KPI, tổng TEU, các loại khách hàng
✓ Đây là bộ chỉ số tổng hợp, giúp ban quản lý thấy ngay khối lượng công việc (TEU) và mức độ hoàn thành mục tiêu (KPI) trong tuần.
✓ Làm nổi bật mức độ vận hành chung của công ty, hỗ trợ đánh giá nhanh tình hình có đạt theo kế hoạch đề ra hay không.
✓ Phân loại các nhóm KH sẽ giúp ban quản lý nhận diện được tệp khách hàng trọng yếu, đâu là phân khúc mang lại doanh thu và khối lượng chính để có những chính sách ưu đãi giữa chân khách hàng
– Hàng cần đẩy trtong 7 ngày
Biểu đồ này chia nhỏ khối lượng hàng theo ba nhóm khách hàng (lớn – nhỏ – thường) ở từng tuyến vận tải.
+ Nếu TEU cần push cao → nguy cơ không đạt kế hoạch nếu không có hành động kịp thời.
+ Nếu TEU thấp → cho thấy tiến độ đang ổn định hoặc đã đạt gần mục tiêu.
✓ Giúp phát hiện ngay khách hàng hoặc tuyến nào đang “nóng” về nhu cầu, từ đó biết nên ưu tiên giải quyết trước để tránh ùn ứ.
✓ Cho thấy tỷ trọng đóng góp của từng nhóm khách hàng, làm rõ vai trò của khách hàng lớn trong vận hành.
✓ Hỗ trợ dự báo áp lực nhân sự, phương tiện trong ngắn hạn (7 ngày), từ đó lập kế hoạch nhân sự và tàu xe phù hợp.
– Danh sách hàng cần đẩy
Bảng danh sách đơn hàng cụ thể (khách hàng nào, ngày tàu đi, ngày lấy hàng, khối lượng TEU).
✓ Là công cụ tác nghiệp trực tiếp cho bộ phận vận hành: họ biết rõ khách hàng nào cần được ưu tiên, deadline nào đang tới gần.
✓ Với cấp quản lý, bảng này giúp rà soát nhanh và tránh việc đơn hàng lớn bị bỏ sót.
– So sánh sự chênh lệch TEU giữa các tuyến thương mại
So sánh khối lượng vận tải giữa tuần này và tuần trước ở từng tuyến thương mại.
✓ Cho thấy xu hướng biến động thị trường theo từng tuyến: tuyến nào tăng trưởng, tuyến nào giảm sút.
✓ Giúp bộ phận kinh doanh và vận hành điều chỉnh chiến lược – ví dụ: tập trung quảng bá thêm ở tuyến đang có dư địa, hoặc tối ưu chi phí ở tuyến đang giảm.
✓ Hỗ trợ dự báo nguồn lực (tàu, xe, nhân lực) cho từng tuyến, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
– Lượng đơn hàng hợp đồng vận tải (BGK Sc) giữa các tuần
Biểu đồ kết hợp (cột và đường) thể hiện tổng khối lượng TEU theo từng hợp đồng, mức ký kết ban đầu và tỷ lệ thực hiện (BGK Sc).
✓ Cho lãnh đạo cái nhìn toàn diện về hiệu quả thực hiện hợp đồng: khối lượng vận chuyển có đạt đúng như đã cam kết hay không.
✓ Cảnh báo sớm rủi ro: nếu tỷ lệ BGK Sc vượt ngưỡng an toàn, cần kiểm soát lại tiến độ và nguồn lực
✓ Giúp bộ phận kinh doanh có cơ sở thương thảo với khách hàng, đảm bảo giữ uy tín và giảm tranh chấp hợp đồng.
➤ Tổng quan cái nhìn toàn cục về tình hình hoạt động (đơn hàng, khách hàng, TEU) giúp lãnh đạo nắm bắt nhanh các thông tin, chủ động điều phối luồng công việc cũng như chăm sóc khách hàng tốt hơn
②. Trang Vận hành và điều phối tuyến
Chi tiết các khía cạnh của hoạt động vận hành và điều phối các tuyến theo các lớp: khách hàng, tuyến vận tải – nhân viên,… Từ đó lãnh đạo biết ngay công ty đang hoạt động “đạt/ vượt/ thiếu” so với mục tiêu.
– Đánh giá hiệu suất vận tải
So sánh giữa khối lượng vận tải thực tế (TEU) và kế hoạch cho từng khách hàng và tuyến đồng thời hiển thị % đạt được.
Đây không chỉ là bảng theo dõi khối lượng hàng hóa, mà còn là “bản đo sức khỏe” của từng khách hàng kết hợp với từng tuyến vận tải. Khi một khách hàng/tuyến liên tục vượt chỉ tiêu, điều đó cho thấy sức cầu mạnh, cần đảm bảo năng lực phục vụ, tránh tắc nghẽn. Ngược lại, nếu có khách hàng/tuyến thường xuyên không đạt kế hoạch, đây là tín hiệu mất thị phần hoặc nhu cầu giảm, cần xem xét lý do (giá, dịch vụ, cạnh tranh).
✓ Giúp ban quản lý thấy khách hàng nào, tuyến nào đang vượt kế hoạch hoặc chưa đạt.
✓ Cung cấp dữ liệu đánh giá hiệu suất bán hàng, năng lực vận hành theo từng tuyến.
✓ Là cơ sở để khen thưởng, điều chỉnh hoặc hỗ trợ kịp thời cho từng khách hàng, từng khu vực.
– So sánh lượng TEU thực tế so với kế hoạch
Các chỉ số bIến động theo chu kỳ; Các “đỉnh” và “đáy” cho thấy những giai đoạn cao điểm – thấp điểm trong năm. Khi TEU vượt kế hoạch liên tục → chứng tỏ công ty đang có khả năng nắm bắt cơ hội thị trường. Ngược lại Khi TEU thấp hơn kế hoạch → cảnh báo sự lệch nhịp giữa dự báo và thực tế, cần xem lại khâu lập kế hoạch hoặc hoạt động kinh doanh.
Hỗ trợ điều chỉnh chiến lược dự báo & phân bổ nguồn lực cho những tuần kế tiếp, tránh tình trạng “vỡ trận” trong mùa cao điểm hoặc lãng phí trong mùa thấp điểm.
– Số TEU trong tuần của các tuyến thương mại
Thể hiện xu hướng dài hạn của các tuyến
Sự thay đổi tăng/giảm của các tuyến phản ánh dòng chảy thị trường: có tuyến bùng nổ do nhu cầu hàng hóa tăng, có tuyến chững lại do cạnh tranh hoặc yếu tố kinh tế.
Ngoài ra đây cũng chính là dữ liệu để quyết định chiến lược thị trường do dựa vào đây người dùng có thể mở rộng thị trường với các tuyến tăng trưởng; Duy tri các tuyến “xương sống” ổn dịnh
➤ Trang này không chỉ để xem số liệu mà còn để giải mã những xu hướng của thị trường và hiệu quả vận hành
➤ .Dựa vào đây lãnh đạo có thể đưa ra quyết định ngắn hạn (điều phối, nhân sự, hợp đồng) và dài hạn (chiến lược khách hàng, thị trường, sản phẩm dịch vụ).
③ Trang Phân loại khách hàng
Là những cảnh báo sớm về sức khỏe thị trường và mức độ hài lòng của khách hàng. Với việc theo dõi và phân tích xu hướng mất khách không chỉ giúp chúng ta kiểm soát doanh thu bị sụt giảm, mà còn là tiền đề quan trọng để đưa ra chiến lược chăm sóc, tái kích hoạt và giữ chân khách hàng hiệu quả.
– Cơ cấu khách hàng theo phân loại
Mục đích: Làm rõ nhóm nào thực sự là “khách hàng chiến lược”, nhóm nào là “khách hàng bổ trợ”. Tỷ lệ giữa khách hàng lớn – thường – nhỏ phản ánh mức độ đa dạng hóa danh mục khách hàng.
✓ Hỗ trợ xây dựng chiến lược chăm sóc phù hợp: khách hàng lớn cần dịch vụ cá nhân hóa, khách hàng nhỏ cần các gói dịch vụ tiêu chuẩn.
✓ Làm nền tảng cho bộ phận marketing định hướng phân khúc mục tiêu trong chiến dịch quảng bá.
– Xu hướng biến động tình hình hoạt động theo ngày
Mục đích:
+ Không chỉ thấy tăng – giảm, mà còn phản ánh hành vi mua hàng: ví dụ khách hàng lớn thường đặt theo chu kỳ, khách hàng nhỏ mang tính mùa vụ.
+ Có thể dùng để phát hiện các “ngày vàng” – thời điểm khách hàng mua nhiều → gợi ý tối ưu nguồn lực vận hành.
✓ Giúp phòng kinh doanh điều chỉnh khuyến mãi theo thời điểm khách hàng có nhu cầu cao nhất.
✓ Xây dựng mô hình dự báo, giảm thiểu rủi ro thiếu nguồn lực.
✓ Bộ phận vận hành chủ động sắp xếp xe, kho, container vào những ngày cao điểm.
– Các tuyến thương mại không phát sinh hóa đơn trong 7 ngày
Đây chính là chỉ báo cảnh báo sớm: một tuyến không phát sinh đơn hàng có thể do mất khách hàng, hoặc tuyến đó không còn nhu cầu. Nếu kéo dài, điều này đồng nghĩa với lãng phí nguồn lực hoặc cơ hội thị trường đang bị bỏ trống.
✓ Cho phép ban quản lý xác định những tuyến cần tái cấu trúc hoặc chuyển đổi chiến lược.
✓ Giúp phòng kinh doanh nhanh chóng vào cuộc: gọi điện chăm sóc lại khách hàng, điều chỉnh chính sách giá hoặc dịch vụ.
✓ Giảm thiểu rủi ro doanh thu “rò rỉ” mà khi xem số liệu thô sẽ không nhận thấy
➤ Gia tăng lợi nhuận: Từ việc tối ưu chi phí vận hành, khai thác đúng phân khúc tiềm năng, giữ chân khách hàng lớn.
➤ Tạo lợi thế cạnh tranh: Công ty có thể đi trước đối thủ khi phát hiện xu hướng khách hàng sớm hơn và phản ứng kịp thời.
➤ Hỗ trợ chiến lược: Ra quyết định tập trung vào phân khúc nào, tuyến nào, nhân sự nào.
➤ Tối ưu nguồn lực: Điều chỉnh kho, xe, nhân sự theo biến động thực tế khách hàng.
④ Trang Cảnh báo
Xây dựng như một hệ thống radar thông minh, giúp lãnh đạo và đội ngũ kinh doanh:
+ Phát hiện nhanh khách hàng quan trọng có dấu hiệu ngưng giao dịch.
+ Tập trung đúng nguồn lực vào những điểm rủi ro lớn thay vì dàn trải.
+ So sánh sản lượng theo tuần, theo tuyến để nhận diện xu hướng tăng/giảm.
– Card tổng quan khách hàng không phát sinh hóa đơn trong 7 ngày
Là “tín hiệu rủi ro” quan trọng nhất. KH lớn thường chiếm phần lớn doanh thu, nên nếu họ ngừng phát sinh hóa đơn thì nguy cơ sụt giảm sản lượng, doanh thu là rất cao. Nhà quản lý có thể lập tức kiểm tra lý do: khách hàng chuyển hướng đối thủ? Tạm ngưng sản xuất? Hay chỉ đơn giản là delay đơn hàng? Việc biết sớm giúp chủ động chăm sóc, tránh mất hợp đồng lớn.
– Danh sách khách hàng lớn không phát sinh hóa đơn trong 7 ngày
Danh sách chi tiết đính kèm gồm: Teeng khách hàng, Phân loại, Ngày đặt hàng gần nhất, Ngày đặt hàng cách ngày hiện tại, số TEU
✓ Nhận diện chính xác khách hàng nào cần đội kinh doanh tiếp cận ngay.
✓ Cảnh báo sớm, giống như “chuông báo động”, cho phép doanh nghiệp không bị động trước rủi ro mất khách.
Qua 4 trang báo cáo, dashboard đã mang lại một bức tranh toàn diện, từ khái quát đến chi tiết, từ quản trị chiến lược đến vận hành thực tế:
- Trang 1 – Tổng quát: Giúp Ban lãnh đạo nắm nhanh toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp, các chỉ số chính về sản lượng, doanh thu, chi phí và tiến độ. Đây là nền tảng để định hình bức tranh tổng thể và xác định xu hướng chung.
- Trang 2 – Vận hành & Điều phối tuyến: Cung cấp góc nhìn chi tiết về hoạt động luân chuyển, tiến độ và hiệu quả khai thác tuyến. Lãnh đạo có thể thấy rõ nơi nào đang tối ưu, nơi nào có nguy cơ tắc nghẽn, từ đó điều chỉnh nguồn lực kịp thời, giảm chi phí và tăng năng suất.
- Trang 3 – Phân loại khách hàng: Giúp nhận diện khách hàng theo từng nhóm giá trị (VIP, tiềm năng, rủi ro…), từ đó xây dựng chiến lược chăm sóc, giữ chân và phát triển bền vững. Đây cũng là công cụ để phát hiện sớm khách hàng có xu hướng giảm giao dịch, tránh mất doanh thu.
- Trang 4 – Cảnh báo: Đóng vai trò như “hệ thống radar”, cảnh báo kịp thời các tín hiệu bất thường: khách hàng ngưng phát sinh hóa đơn, sản lượng giảm mạnh, tuyến hoạt động dưới chuẩn. Đây là trang then chốt giúp chuyển dữ liệu thành hành động nhanh chóng.
Khi ghép lại, 4 trang không chỉ là báo cáo, mà trở thành một hệ thống điều hành thông minh, hỗ trợ Ban lãnh đạo:
- Nắm tổng quan – Hiểu vận hành – Quản khách hàng – Chủ động cảnh báo.
- Ra quyết định kịp thời và chính xác.
- Tối ưu chi phí, tăng hiệu quả và giảm rủi ro.
Nói cách khác, dashboard chính là “bản đồ số” của doanh nghiệp – nơi mọi dữ liệu đều được kết nối, mọi quyết định đều có cơ sở và mọi hành động đều hướng đến tăng trưởng bền vững.
