Trong doanh nghiệp, CEO và các phòng ban có thể cùng sử dụng dữ liệu từ một hệ thống ERP, CRM hay Data Warehouse. Nhưng cùng một dữ liệu không có nghĩa là mọi người nên xem cùng một Dashboard.
Bởi mỗi vai trò có một cách nhìn và một mục đích sử dụng dữ liệu khác nhau.
Vậy sự khác nhau nằm ở đâu?
➀ Khác nhau ở cách xem: CEO nhìn tổng thể, phòng ban nhìn chi tiết
CEO cần nhìn tổng thể, phòng ban cần đi sâu vào chi tiết.
CEO thường muốn biết nhanh:
- Doanh thu có đạt kế hoạch không?
- Lợi nhuận đang tăng hay giảm?
- Chi phí, tồn kho, công nợ có vấn đề gì không?
Trong khi đó, phòng ban cần đi sâu hơn để biết vấn đề nằm ở đâu.
Ví dụ, CEO thấy doanh thu giảm 8% so với kế hoạch. CEO cần biết đây có phải vấn đề đáng quan tâm hay không, còn phòng Kinh doanh phải tìm tiếp: giảm ở sản phẩm nào, khu vực nào, khách hàng nào hay nhân viên nào.
➁ Khác nhau ở nội dung
CEO cần biết điều gì đáng chú ý, phòng ban cần biết vì sao.
Một Dashboard dành cho CEO nên ưu tiên những thông tin như KPI, xu hướng, mức độ hoàn thành kế hoạch và các biến động bất thường.
Trong khi đó, phòng ban cần dữ liệu chi tiết hơn để phân tích nguyên nhân và theo dõi hoạt động hàng ngày.
Ví dụ:
CEO cần biết: “Doanh thu đang giảm và mức giảm là bao nhiêu?”
Phòng Kinh doanh cần biết: “Tại sao doanh thu giảm và cần xử lý ở đâu?”
Vì vậy, đưa quá nhiều dữ liệu chi tiết lên Dashboard CEO có thể khiến thông tin quan trọng bị “chìm” giữa rất nhiều biểu đồ.
③ Khác nhau ở mục đích
CEO xem để ra quyết định, phòng ban xem để xử lý công việc.
CEO cần Dashboard giúp trả lời:
“Doanh nghiệp đang như thế nào? Có vấn đề gì cần tôi quan tâm?”
Còn phòng ban cần Dashboard giúp trả lời:
“Vấn đề nằm ở đâu? Nguyên nhân là gì? Tôi cần xử lý nhưmục đích dùng thế nào?”
Do đó, một Dashboard dùng chung cho tất cả rất dễ rơi vào tình trạng CEO thấy quá nhiều thông tin, còn phòng ban lại thấy chưa đủ thông tin để làm việc.
④ Kết luận
Vấn đề không phải là CEO và phòng ban cần những dữ liệu khác nhau.
Họ có thể dùng cùng một nguồn dữ liệu, nhưng cần những góc nhìn khác nhau.
| CEO / Quản lý cấp cao | Phòng ban | |
|---|---|---|
| Cách xem | Tổng thể, nhanh | Chi tiết, đi sâu |
| Nội dung | KPI, xu hướng, bất thường | Nguyên nhân, vận hành |
| Mục đích | Ra quyết định | Phân tích, xử lý |
Vì vậy, thay vì cố gắng tạo một Dashboard cho tất cả, doanh nghiệp nên thiết kế Dashboard theo từng vai trò.
Đúng dữ liệu chưa đủ. Quan trọng là đúng người nhìn thấy đúng thông tin họ cần.
