Phân Tích Quản trị phí với Power BI là công cụ dùng để hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Trong một doanh nghiệp, chi phí luôn là yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Một chiến lược quản trị phí hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững trong dài hạn. Chỉ khi kiểm soát tốt các khoản chi, doanh nghiệp mới có thể giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu suất hoạt động và tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có.
Báo cáo được thiết kế gồm 5 trang, đi từ tổng quan đến chi tiết
Trải Nghiệm Power BI Thử (Click vào các chức năng bên dưới)
Chi Tiết Chức Năng
Quản trị phí là quá trình lập kế hoạch, kiểm soát và phân tích chi phí để tối ưu hóa nguồn lực và lợi nhuận của doanh nghiệp. Mục đích của việc kiểm soát này nhằm làm giảm chi phí không cần thiết, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh
✔ Có rất nhiều loại phí tuy nhiên Gang Gang chỉ chọn 1 vài loại để minh họa trên báo cáo như:
☞ Chi phí quản lý doanh nghiệp
☞ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
☞ Chi phí bán hàng
☞ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
…
🞼 Đối với các loại phí thông thường sẽ phân làm 3 loại chính: Chi phí trực tiếp – Chi phí gián tiếp – Chi phí khác
- Chi phí trực tiếp: Gồm các chi phí nguyên, vật liệu – làm ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.
Hiện trên ví dụ minh họa chi phí nguyên vật liệu 04/2021: 1 tỷ
➪ Thấp hơn so với tháng trước 03/2021: 24.42%, điều này có thể lí giải là do giảm sản lượng sản xuất, tối ưu chi phí đầu vào hoặc biến động giá nguyên liệu
➪ Thấp hơn so với năm trước 04/2020: 91.28%, thể hiện sự sụt giảm đáng kể, có khả năng xuất phát từ sự thay đổi chiến lược sản xuất, biến động thị trường hoặc tái cơ cấu hoạt động kinh doanh
Nhìn chung sự giảm thiểu về chi phí nguyên, vật liệu có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng tiềm ẩn rủi ro thiếu hụt nguồn nguyên liệu ảnh hưởng năng suất hoạt động - Chi phí gián tiếp: Gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng – tác động đến hoạt động kinh doanh tổng thể
- Chi phí khác: Gồm Phải trả, phải nộp; Thuế và các khoản phải nộp nhà nước,…
Cơ cấu chi phí cho thấy thuế và các khoản phải nộp Nhà nước chiếm tỷ trọng lớn nhất, lên tới 32.89%, phản ánh mức đóng góp đáng kể của chi phí thuế vào tổng chi phí doanh nghiệp.
Trong khi đó, các khoản phí còn lại có tỷ trọng tương đối đều, cho thấy sự phân bổ chi phí hợp lý giữa các hoạt động kinh doanh.
Biểu đồ cột thể hiện xu hướng tổng chi phí qua các mốc thời gian khác nhau giúp người dùng dễ dàng quan sát và kiểm soát thông tin chi tiết hơn.
➪ So với năm trước (12/2020): Tổng chi phí giảm đáng kể (18.6 tỷ đồng), phản ánh sự cắt giảm mạnh về ngân sách hoặc điều chỉnh chiến lược chi tiêu của doanh nghiệp. Làm chững lại năng suất hoạt động của doanh nghiệp
➪ So với cùng kỳ năm trước (04/2020): Tổng chi phí đã giảm một nửa, cho thấy sự thay đổi lớn trong cơ cấu chi phí, có thể do tối ưu hóa hoạt động hoặc biến động thị trường.
➪ Các tháng đầu năm 2021 (01, 02, 03, 04): Tổng chi phí được cập nhật theo đúng thời gian được chọn giúp người dùng nắm rõ diễn biến chi phí từng tháng, từ tháng 01 (20.3 tỷ) giảm xuống 10.2 tỷ (tháng 02) và tăng dần trở lại trong tháng 03, tháng 04
Việc gộp các mốc thời gian lại trong cùng 1 biểu đồ cung cấp cho người xem cái nhìn tổng thể về chi tiết và xu hướng phí, Từ đó hỗ trợ người dùng trong việc so sánh và kiểm soát thông tin một cách hiệu quả.
Sau trang tổng quan sẽ đến các trang chi tiết
Có thể xem tổng chi phí của các phòng theo: Biến phí – Định phí – Chưa phân biệt.
Việc chuyển đổi linh hoạt giữa các loại phí trong cùng 1 trang sẽ làm thuận tiện hơn trong việc theo dõi cũng như làm cho báo cáo trở nên gọn gàng hơn.
Xu hướng biến phí của các phòng ban có sự chênh lệch nhất định giữa các mốc thời gian, tuy nhiên mức độ chênh lệch không đáng kể nếu xét tổng thể.
Dưới đây là một số ví dụ của một số phòng nổi bật:
➪ Văn phòng trung tâm có sự giảm dần đều nếu tính từ năm trước cho đến hiện tại. Điều này cho thấy sự kiểm soát và tối ưu hóa chi phí của phòng này đang được thực hiện hiệu quả
➪ Phòng Nội bộ có sự chênh lệch rõ ràng; trong đó biến phí của tháng này cao gấp 2 lần so với tháng trước và năm trước. Có thể lý giải điều này là do có nhiều hoạt động nội bộ hoặc phát sinh chi phí mới trong tháng này
➪ Phòng Bếp có xu hướng biến phí ngược lại; biến phí tháng trước cao gấp 3 lần so với tháng này. Khả năng có sự giảm sâu như này là do phòng đang cắt giảm nhu cầu hoặc có biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn trong tháng hiện tại.
Biểu đồ minh họa sự biến động định phí trong năm của các phòng ban cho thấy có sự dao động đáng kể cả giữa các tháng hoặc giữa các phòng với nhau:
🞼 Theo thời gian
– Tháng 01: Tổng định phí của các phòng thấp nhất trong năm, điều nầy phản ánh mức độ hoạt động ở giai đoạn đầu năm còn hạn chế
– Tháng 03: Định phí tăng dần tính từ đầu năm và cũng đồng thời là tháng cao nhất trong năm. Cho thấy có sự gia tăng hoạt động rất tốt trong quý 1
– Tháng 04 đến 09: Có sự giảm mạnh đột biến định phí, có thể do giảm hoạt động kinh doanh hoặc có chiến lược tối ưu hóa
– Các tháng cuối năm: Định phí tăng dần trở lại, cao hơn mức trung bình, khả năng cao do nhu cầu thị trường cuối năm tăng lên.
🞼 Theo phòng ban
– Hầu hết không có phòng ban nào ổn định định phí qua các tháng trong năm. Tùy thuộc vào vai trò của phòng sẽ có sự biến động nhiều/ ít
– Ví dụ phòng Trung tâm : Định phí tăng trưởng dần đều và đạt đỉnh vào tháng 03; sau đó sụt giảm đáng kể và duy trì ở mức thấp trong khoảng từ tháng 04 đến tháng 05; Từ tháng 06 trở đi định phí bắt đầu tăng lại vầ đạt đỉnh cao nhất ở tháng 08
Có 3 loại nhóm phí chính: Chi phí bán hàng – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Giữa các nhóm phí này sẽ có mối liên hệ với nhau tác động trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Sơ đồ tổng các loại chi phí có thể có của doanh nghiệp. Minh họa trên hình:
– Nhóm phí bán hàng gồm các nhóm phí nhỏ hơn chi phối như: Chi phí nguyên vật liệu, Chi phí dịch vụ mua ngoài, Chi phí nhân viên,…Trong đó nhóm Nguyên vật liệu chiếm nhiều nhất (1.7 tỷ) và nhóm Dụng cụ, đồ dùng chiếm ít nhất (29 triệu)
– Trong nhóm phí dịch vụ mua ngoài sẽ có rất nhiều các loại phí khác. Vì thế khi tóm tắt tổng biến phí theo nhóm theo cách này sẽ hỗ trợ người dùng theo dõi thuận tiện hơn.
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (màu vàng đậm) luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất, chứng tỏ doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu đầu vào.
- Chi phí nhân viên và chi phí nhân viên quản lý (màu cam và đỏ) cũng chiếm tỷ trọng đáng kể, phản ánh vai trò của nhân lực trong cơ cấu chi phí.
- So sánh giữa các năm:
– Có sự tăng giảm theo quy luật nhưng nhìn chung sẽ có chênh lệch lớn giữa các năm với nhau
– Giai đoạn 2021 – 2023: Mức chi phi đạt đỉnh, đặc biệt là chi phí nhân viên và nguyên liệu
Qua 5 trang báo cáo đi từ tổng quan đến chi tiết các loại chi phí, trang cuối này sẽ tổng hợp lại các nội dung chính trong 1 biểu đồ để người dùng có thể thuận tiện trong việc kiểm tra hoặc nắm bắt tình hình kinh doanh dễ dàng.