Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc quản lý đơn hàng một cách toàn diện và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà mà còn góp phần tăng trưởng doanh thu, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu nguồn lực. Dashboard Đơn Hàng là công cụ trực quan giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn cảnh hoạt động bán hàng – từ khâu đặt hàng, xử lý, giao hàng, đến hoàn tất, trả hàng hay hủy đơn.
Dashboard này gồm 9 trang chính, mỗi trang mang một vai trò chuyên biệt, tạo thành một hệ sinh thái phân tích khép kín, liên kết chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau:
①. Trang tổng quan
Là điểm chạm đầu tiên để người quản lý có cái nhìn nhận toàn cảnh về tình hình đơn hàng, hoạt động mua bán và tiến độ doanh thu của công ty. Trong đó phần tổng hợp số lượng đơn, sản lượng và doanh số toàn hệ thống chính là “tổng nhiệt” giúp ban giám đốc nắm bắt nhanh trạng thái chung. Nếu chỉ cần vài giây để hiểu doanh nghiệp hôm nay bán được bao nhiêu đơn, tổng thu về bao nhiêu – thì nội dung dưới đây chính là câu trả lời cho hoàn chỉnh.
– Card hiển thị luồng xử lý của các đơn mua hàng tính từ lúc “Chờ xử lý” cho đến khi “Hoàn tất”, hoặc rơi vào trạng thái “Treo”, “Hoàn trả”, “Hủy”.
– Mỗi trạng thái đơn hàng sẽ thể hiện tổng số đơn hàng, số lượng sản phẩm, doanh thu nhờ đó hỗ trợ người xem xác định:
➣ Nắm bắt được tình hình hoạt động bán hàng
➣ Phát hiện sớm những trạng thái bất thường trong quy trình xử lý đơn (ví dụ: số lượng đơn bị treo, hoàn trả, hủy tăng cao) để kịp thời kiểm tra, xem lại quy trình nội bộ (kho, vận chuyển,…)
➣ Đánh giá hiệu quả vận hành: nhìn vào số lượng đơn đã hoàn tất ban giám đốc có thể nắm rõ năng lực thực thi và sự phối hợp giữa các bộ phận.
➣ Kiểm soát rủi ro tài chính: Số lượng đơn hoàn trả hoặc hủy phản ánh mức độ hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm. Nếu xu hướng này gia tăng, cần rà soát quy trình và chất lượng để xác định nguyên nhân và khắc phục.
➣ Là công cụ định hướng chiến lược , giúp đánh giá khoảng cách giữa thực tế và kế hoạch.
➣ Cảnh báo tiến độ, tạo động lực hoặc ra quyết định điều chỉnh kịp thời như khuyến mãi, chăm sóc lại khách hàng lớn, đẩy mạnh đơn hàng tồn.
➣ Đặc biệt, phần trăm đạt kế hoạch còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả của các chiến dịch kinh doanh đang triển khai trong tháng/năm.
➣ Xác định nhóm khách hàng trọng tâm vì họ là những khách hàng mang lại giá trị lớn, cần được ưu tiên chăm sóc, hậu đãi và khai thác thêm.
➣ Dư báo hành vi khách hàng: Cột “Chưa mua (ngày)” phản ánh chu kỳ mua của từng khách. Nếu số ngày chưa mua tăng bất thường, đó là dấu hiệu cảnh báo có thể mất khách làm giảm doanh số bán hàng.
➣ Quản lý mối quan hệ khách hàng: hỗ trợ bộ phận kinh doanh cực kỳ tốt, thuận tiện trong việc bám sát khách hàng VIP từ đó tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và ổn định doanh thu
Biểu đồ cột thể hiện doanh thu của các tháng trong năm, giúp nhận biết:
➣ Theo dõi xu hướng thị trường theo mùa: Giúp doanh nghiệp nhận diện rõ những tháng cao điểm trong năm, từ đó có kế hoạch chuẩn bị hàng hóa, nguồn lực và nhân sự hợp lý, đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hiệu quả hoạt động.
➣ Đánh giá hiệu suất kinh doanh: So sánh kết quả kinh doanh giữa các tháng gần đây và với cùng kỳ năm trước, qua đó giúp ban lãnh đạo nhìn nhận bức tranh toàn diện về sự tăng trưởng, đánh giá mức độ hiệu quả của các chiến lược đã triển khai và đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.
➣ Ứng phó kịp thời với biến động bất thường: Phát hiện nhanh chóng những dấu hiệu như sự sụt giảm đột ngột của doanh số, từ đó triển khai các biện pháp xử lý kịp thời, tránh kéo dài tình trạng tiêu cực có thể gây ảnh hưởng lớn đến doanh thu và hoạt động kinh doanh chung.
②. Trang Doanh số
Giúp người dùng nhìn nhận sâu sắc về hiệu quả bán hàng, hiệu suất từng sản phẩm – từng khách hàng – từng chi nhánh, từ đó làm cơ sở đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp, điều chỉnh kịp thời và tối ưu vận hành góp phần tạo nền tảng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.
– Card thể hiện doanh thu, số lượng, tỷ lệ trả hàng
➣ Các chỉ số trên thể hiện tình hình sức khỏe kinh doanh của doanh nghiệp; Trong đó Tỷ lệ trả hàng là thước đo quan trọng thể hiện chát lượng sản phẩm và mức độ hài lòng của khách hàng. Có các mức độ đánh giả:
🞼 Đánh giá tỷ lệ trả hàng:
+ Tỷ lệ trả hàng > 10% ➪ Rủi ro
+ Tỷ lệ trả hàng ≤ 10% ➪ Tốt
➣ Xác định sản phẩm có doanh thu cao nhất: là sản phẩm mang lại tổng giá trị bán hàng lớn nhất, mặt hàng đóng vai trò chủ lực cần ưu tiên phát triển
➣ Tín hiệu cảnh báo các sản phẩm nổi bật như: Trả hàng – Trễ hẹn – Bán chạy
+ Sản phẩm hoàn trả nhiều nhất: người quản lý cần xem xét về chất lượng, phương thức hoặc hướng dẫn sử dụng chi tiết để cải thiện
+ Sản phẩm giao hàng trễ hẹn nhiều nhất: phản ánh trực tiếp đến vấn đề vận hành, kho bãi, nhà cung ứng, và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các công đoạn.
+ Sản phẩm bán chạy nhất: Tín hiệu tốt để hỗ trợ quản lý quyết định có nên mở rộng phân phối hoặc tái đặt hàng để đám bảo đủ hàng cung ứng thị trường
– Top sản phẩm/ khách hàng có doanh thu cao nhất
➣ Nhận diện những nguồn đóng góp chủ lực, ưu tiên những mặt hàng & đối tượng khách hàng quan trọng
➣ Hỗ trợ trực tiếp xây dựng chiến lược bán hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng và phân bổ ngân sách tiếp thị hiệu quả; đồng thời phát hiện cơ hội mở rộng hoặc duy trì quan hệ với những khách hàng giá trị cao
– KPI theo chi nhánh – Hiệu suất kho
Biểu đồ có sự kết hợp giữa cột và đường thể hiện:
+ Kho nào đã thực hiện vượt chỉ tiêu so với kế hoạch ➪ Ghi nhận và tiếp tục phát huy
+ Kho nào chưa đạt KPI – Còn lại bao nhiêu mới hoàn thành ➪ Co biện pháp hỗ trợ kịp thời hoặc chấn chỉnh lại đội ngũ nhân sự
– Doanh số theo đơn vị/ nhóm khách hàng
Theo dõi đóng góp doanh thu theo từng vùng hay phân khúc khách hàng từ đó xác định vùng có tiềm năng tăng trưởng hoặc khu vực khách hàng nào cần tập trung khai thác thêm
– Xu hướng doanh thu theo tháng
+ Theo dõi tính ổn định của hoạt động bán hàng: Đánh giá sự đều đặn trong doanh số và hiệu quả vận hành, giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro và duy trì hiệu suất ổn định
+ Mức độ đạt chỉ tiêu theo từng tháng: Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện kế hoạch, hỗ trợ ban lãnh đạo kịp thời điều chỉnh chiến lược để đảm bảo mục tiêu doanh thu.
+ Xu hướng tăng trưởng hoặc sụt giảm doanh số theo mùa: Phân tích biến động theo thời điểm trong năm, làm cơ sở cho việc hoạch định ngân sách, chiến lược marketing và tối ưu nguồn lực.
③ Trang Khách hàng mất
Là những cảnh báo sớm về sức khỏe thị trường và mức độ hài lòng của khách hàng. Với việc theo dõi và phân tích xu hướng mất khách không chỉ giúp chúng ta kiểm soát doanh thu bị sụt giảm, mà còn là tiền đề quan trọng để đưa ra chiến lược chăm sóc, tái kích hoạt và giữ chân khách hàng hiệu quả.
– Khách hàng không phát sinh hóa đơn ( Sau 90 ngày)
Mục đích: theo dõi khách hàng đang có nguy cơ ròi bỏ (không mua hàng của mình nữa)
Thực chất danh sách này là gồm những khách hàng đã từng mua nhưng hiện tại đã không còn giao dịch trong 90 ngày gần đây
➣ Cảnh báo nguy cơ mất khách hàng để hỗ trợ đội ngũ kinh doanh kiểm soát và kịp thời chăm sóc
➣ Doanh số lũy tiến giúp phân loại khách hàng VIP, từ đó ưu tiên giữ lại nhóm KH mang lại giá trị cho doanh nghiệp
– Khách hàng quay lại sau mua hàng (Sau 90 ngày)
Mục đích: Theo dõi các khách hàng từng rời bỏ nhưng đã quay lại sau 90 ngày
Đây là nhóm khách hàng đã từng bị mất nhưng có thể nhờ dịch vụ chăm sóc khách hàng kịp thời hoặc chất lượng sản phẩm tốt nên họ đã quay trở lại mua hàng sau 1 thời gian không phát sinh hóa đơn
➣ Là minh chứng thể hiện hiệu quả các chương trình chăm sóc lại KH bị mất, hướng đi đúng đắn của đội ngũ TeleSales hay team Marketing
➣ Xác định nhóm KH có tiềm năng tăng trưởng trở lại
➣ So sánh doanh số kỳ này, doanh số lũy tiến giúp xác định mức độ tái cam kết của họ với thương hiệu mình
④ Trang Xuất hàng chậm
Là báo cáo giám sát chặt chẽ hiệu suất vận hành trong khâu hậu cần, đặc biệt là thời gian từ khi tạo đơn đến lúc hàng rời khỏi kho. Việc theo dõi các chỉ số này không chỉ giúp tối ưu chi phí logistics mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp.
– Card
+ Thời gian xuất kho trung bình: chỉ số cho thấy độ trễ trung bình từ khi lập đơn đến khi hàng rời kho.
Số ngày này càng thấp chứng tỏ quy trình vận hành càng trơn tru, ngược lại, nếu kéo dài sẽ ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, uy tín với khách và làm tăng chi phí vận hành.
+ Sản phẩm có thời gian xuất kho chậm nhất
Xác định “điểm nghẽn sản phẩm” – có thể do yếu tố tồn kho, đóng gói phức tạp, hoặc kiểm soát chất lượng.
Là dữ liệu quan trọng để phân tích nguyên nhân cốt lõi và làm việc lại với bộ phận kho hoặc nhà cung cấp để cải thiện.
+ Đánh giá thời gian xuất kho trung bình
Sẽ dựa trên ngưỡng chấp nhận được để nhận xét. Trong đó:
- Thời gian xuất kho trung bình < 1 ➪ Tốt
- Thời gian xuất kho trung bình > 2 ➪ Chậm
- 1 < Thời gian xuất kho trung bình < 2 ➪ Chấp nhận được
– Thời gian xuất kho trung bình qua các tháng
➣ Giúp ban lãnh đạo nắm xu hướng tăng/giảm thời gian xử lý đơn hàng theo tháng.
➣ Với việc so sánh với tháng trước và cùng kỳ năm trướccũng là cách để kiểm tra hiệu quả cải tiến quy trình trong suốt thời gian thực hiện
➣Trường hợp thấy thời gian xuất kho kéo dài vào mùa cao điểm ➪ cảnh báo cần chuẩn bị năng lực kho vận từ sớm để đảm bảo tiến độ.
➣ Nếu có tháng cải thiện rõ ➪ có thể phân tích để nhân rộng quy trình hiệu quả.
– Thời gian xuất hàng trung bình theo kho
Sự kết hợp giữa thời gian xuất kho trung bình với đường trung bình hệ thống (Thời gian xuất kho trung bình tích lũy) giúp người dùng:
➣ So sánh hiệu suất vận hành giữa các kho trong cùng hệ thống.
➣ Đường trung bình toàn năm đóng vai trò như “mức chuẩn”, cho phép dễ dàng xác định kho nào vượt chuẩn và kho nào đang là điểm yếu.
➣ Khi có sự biến động. Ví dụ:
+ Kho có thời gian chậm ➪ cần rà soát: nhân sự, tồn kho, quy trình, hoặc vị trí địa lý không thuận lợi.
+ Kho có hiệu suất tốt ➪ có thể được chọn làm trung tâm phân phối chính trong mùa cao điểm.
⑤ Trang Trễ hẹn
Là một trong những chỉ số vận hành phản ánh uy tín thương hiệu, chất lượng phục vụ và hiệu quả hậu cần. Khả năng giao hàng đúng hẹn không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng khách hàng, mà còn tác động đến doanh thu tái mua, chi phí khiếu nại và uy tín dài hạn của công ty.
– Tỷ lệ trễ hẹn của các cửa hàng
Tỷ lệ trễ hẹn: cho thấy hiêu xuất giao hàng đúng hạn của các cửa hàng
Tỷ lệ trễ hẹn trung bình lũy tiến (Trung bình năm): trung bình trễ hẹn cộng dồn từ đầu năm đến thời điểm hiện tại, phản ánh xu hướng xem tỷ lệ trễ hẹn có cải thiện hơn không hay ngày càng sa sút thêm
➣ Xác định nhanh chóng cửa hàng nào đang là điểm trễ hẹn hoặc vượt chuẩn đặt ra
➣ Nếu tỷ lệ lũy tiến cao hoặc không cải thiện➪ cần xem lại vận hành kho, đội giao hàng hoặc thời gian cam kết chưa phù hợp.
➣ Nếu tỷ lệ trong kỳ thấp hơn lũy tiến ➪ tín hiệu cải thiện tích cực, có thể mở rộng áp dụng mô hình tại cửa hàng đó.
– Bảng danh sách đơn hàng giao trễ hẹn
Mỗi đơn bị trễ là một “sự cố khách hàng” gây ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm, có thể kéo theo khiếu nại hoặc huỷ đơn tiếp theo.
➣ Giúp bộ phận CSKH/kinh doanh chủ động gọi xin lỗi, khắc phục sự cố hoặc tặng voucher bù đắp từ đó giữ được khách hàng thay vì đánh mất.
➣ Phân tích lý do trễ (nếu có thêm trường nguyên nhân) để cải tiến quy trình đặt hàng – kho – vận chuyển.
➣ Giao diện này là cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc của từng bộ phận liên quan đến khâu giao hàng (kế hoạch, vận hành đến điều phối kho).
⑥ Trang Đơn hủy
Trang “Hủy Hàng” đóng vai trò như hệ thống cảnh báo sớm trong vận hành, phản ánh rõ ràng các rủi ro từ khâu bán hàng, vận chuyển, tồn kho, đến chất lượng dịch vụ. Việc theo dõi tỷ lệ hủy không chỉ giúp giảm tổn thất doanh thu mà còn giúp nâng cao trải nghiệm và niềm tin của khách hàng.
– Card:
+ Tổng số đơn hàng bị hủy: tổng thất trực tiếp đến doanh số của doanh nghiệp
+ Tỷ lệ hủy: là chỉ số quan trọng cần kiểm chặc chắc chẽ vì tỷ lệ hủy tăng cũng đồng nghĩa với hiệu quả vân hành giảm, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu
- Tỷ lệ hủy đơn < 10% ➪ Tốt
- Tỷ lệ hủy đơn > 20% ➪ Cao
- 10% < Tỷ lệ huỷ đơn < 20% ➪ Chấp nhận được
+ Kho có số đơn hủy nhiều nhất: Xác định điểm nóng cần kiểm tra quy trình xuất hàng, đóng gói hoặc kiểm soát tồn kho.
+ Sản phẩm bị hủy nhiều nhất: Là dấu hiệu để xem lại chất lượng sản phẩm, độ phổ biến, hoặc chính sách bán hàng của sản phẩm đó.
– Tỷ lệ hủy đơn của các sản phẩm
➣ Cho thấy sản phẩm nào đang bị khách hàng từ chối hoặc doanh nghiệp chủ động hủy nhiều.
➣ Có thể xuất phát từ các nguyên nhân: hàng lỗi, thiếu hàng, thay đổi đơn hàng, thời gian giao quá lâu…
➣ Là cơ sở để xem xét lại danh mục sản phẩm: cần loại bỏ, thay thế hay điều chỉnh chính sách bán hàng.
➣ Xác định chính xác sản phẩm nào cần được đặc biệt chú ý hơn tranh trường hợp càng bán nhiều – xuất hàng nhiều nhưng lại càng lỗ
⑦ Trang Hàng trả lại
Việc khách hàng trả lại hàng hóa không chỉ gây tổn thất trực tiếp về doanh thu, mà còn là chỉ báo quan trọng về chất lượng sản phẩm, mức độ phù hợp thị trường, và hiệu quả trong khâu tư vấn/bán hàng.
Trang “Hàng Trả Lại” trong dashboard giúp doanh nghiệp không chỉ ghi nhận hiện tượng trả hàng, mà còn hiểu sâu nguyên nhân và xác định điểm cần cải thiện.
– Top sản phẩm có doanh thu cao nhưng số lượng sản phẩm hoàn trả nhiều
🞼 Cách đọc biểu đồ:
+ Mỗi chấm biểu thị một sản phẩm.
+ Trục X: Doanh thu bán ra của sản phẩm đó.
+ Trục Y: Số lượng đơn/trường hợp bị trả hàng.
➪ Sản phẩm càng nằm ở góc trên bên phải → càng bán chạy nhưng bị trả nhiều.
🞼 Ý nghĩa:
➣ Sản phẩm vừa bán tốt vừa bị trả nhiều: Đây là nhóm có thể mang lại doanh thu lớn nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro lớn nếu không được kiểm soát chất lượng.
➣ Sản phẩm bán ít nhưng bị trả nhiều: Có thể cần xem xét loại bỏ khỏi danh mục hoặc cải tiến.
➣ Sản phẩm bán chạy và tỷ lệ trả thấp: Đây là nhóm ổn định và đáng đầu tư, nên ưu tiên đẩy mạnh.
🞼 Lợi ích:
+ Giúp các phòng ban (Kinh doanh, Sản xuất, Mua hàng) dễ dàng phân tích nguyên nhân: sản phẩm lỗi, đóng gói kém, không đúng mô tả, hoặc không phù hợp với nhu cầu thị trường.
+ Có thể làm việc với nhà cung cấp để yêu cầu cải tiến chất lượng hoặc điều chỉnh điều khoản đổi trả.
+ Là cơ sở để tối ưu tồn kho: sản phẩm nào cần thận trọng khi trữ hàng lớn.
⑧ Trang Thống kê
đóng vai trò như bảng tổng hợp toàn diện, giúp Ban Lãnh Đạo đánh giá tổng thể hiệu suất kinh doanh – vận hành – hậu cần của toàn hệ thống. Tại đây, mọi chỉ số quan trọng từ các trang trước được gom lại theo đơn vị chi nhánh, giúp so sánh, xếp hạng và đưa ra quyết định điều hành hiệu quả.
⑨ Trang Chi tiết
Trang “Chi Tiết” trong dashboard là phần cốt lõi, đóng vai trò như “hộp đen” của toàn bộ hoạt động đơn hàng, cho phép Ban Lãnh Đạo và các phòng ban liên quan theo dõi – rà soát – phân tích đến từng đơn hàng cụ thể. Đây chính là nền tảng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và khả năng phản hồi nhanh trong quản trị vận hành.
