Phân Tích Tồn Kho với Power BI

Phân Tích Tồn Kho với Power BI ( Stock Analysics with Power BI ) là giải pháp giúp người quản lý nắm bắt tình hình tồn kho của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm đưa ra các giải kịp thời sao cho có lợi cho doanh nghiệp nhất

Demo Trên Youtube

Chi Tiết Chức Năng

Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất – phân phối nào, hàng tồn kho không chỉ là tài sản mà còn là một phần của chiến lược vận hành. Việc theo dõi các chỉ số tồn kho không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa, mà còn hỗ trợ ra quyết định kịp thời về dòng tiền, sản xuất và bán hàng.Các chỉ số cốt lõi như: Tồn đầu kỳ – Nhập kho – Xuất kho – Tồn cuối kỳ là nội dung cốt lõi phản ánh mức độ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

– ĐẦU KỲ: thể hiện giá trị hàng hóa có sẵn khi bắt đầu kỳ báo cáo; là cơ sở để lên kế hoạch sản xuất, phân phối và dự trù dòng tiền

🞽 Nếu tồn kho đầu kỳ lớn:

• Cho thấy kỳ trước hàng hóa vẫn còn chưa được tiêu thụ hết, có thể làm chôn vốn; giảm hiệu suất tài chính
• Có thể dựa vào để chủ động dự trữ hàng hóa đề đáp ứng các mùa cao điểm sắp tới tránh đứt hàng giữa chừng

– NHẬP KHO (Hàng hóa mua vào trong kỳ):

+ Thể hiện quy mô, kế hoạch kinh doanh sắp tới

+ So sánh với số lượng hàng xuất: nếu chênh lệch lớn doanh nghiệp cần nên xem xét lại những mặt hàng đã nhập trước đó xem có phù hợp với nhu cầu của thị trường, phù hợp với nhu cầu khách hàng không?

+ Là chỉ số tiên lượng rủi ro tồn kho. Nếu nhập nhiều mà cuối kỳ tồn vẫn cao, nghĩa là có sai lệch trong kế hoạch hoặc tốc độ tiêu thụ.

🞽 Nếu nhập kho nhiều:

• Khả năng có thể là tín hiệu tốt nếu thị trường đang mở rộng và doanh nghiệp chủ động đón đầu.
• Hoặc có thể gây tồn kho ảnh hưởng tài chính doanh nghiệp

– XUẤT KHO (Hàng hóa sử dụng trong kỳ): phản ánh hiện thực khả năng chuyển hóa hàng tồn kho thành doanh thu

+ Trường hợp xuất kho cao, đều đặn là dấu hiệu tốt cho thấy sản phẩm có sức tiêu thụ, dòng tiền quay vòng ổn định

+ Có thể kết hợp với team Marketing và bộ phận bán hàng để tìm hiểu điểm nghẽn tiêu thụ hay cơ hội mở rộng thị phần

🞽 Nếu Xuất > Nhập → có thể thị trường yếu, kênh phân phối chưa hiệu quả, hoặc sản phẩm chưa phù hợp.

🞽 Nếu Xuất < Nhập → có thể rút bớt tồn kho nhưng nếu kéo dài dễ gây thiếu hụt, ảnh hưởng khả năng phục vụ khách hàng.

– CUỐI KỲ: Là kết quả cuối cùng cho biết hiệu quả kinh doanh mua – bán – tồn trữ

🞽 Nếu tồn kho cao:

• Là dấu hiệu cơ bản chứng minh doanh nghiệp chưa xoay chuyển được hàng hóa thành dòng tiền
• Cảnh báo nguy cơ mất giá trị hàng tồn nếu những mặt hàng đó có giá trị sử dụng ngắn hoặc lỗi thời không theo kịp xu hướng

🞽 Nếu tồn kho thấp:

• Là tín hiệu tốt nhưng bên cạnh đó cũng tiềm ẩn rủi ro thiếu hàng, không đáp ứng kịp nếu có lượng đơn hàng đột biến

⮚ Chỉ số quan trọng để đưa ra quyết định thúc đẩy bán hàng, ưu đãi giảm giá hoặc điều phối hàng tồn kho giữa các chi nhánh

⮚ Quan sát sự thay đổi tồn kho các tháng gần đây diễn ra theo xu hướng như nào (Tăng đều, giảm đều hay dao động thất thường)

🞽 Nếu xu hướng tăng liên tục: Có nguy cơ tồn động hàng hóa làm dòng tiền luân chuyển chậm. Doanh nghiệp cần quan tâm lưu ý hơn

Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hình dung rõ ràng luồng hàng hóa đang lưu thông, thấy rõ điểm nào đang tạo ra tồn kho

🞽 Nếu nhập quá cao – xuất lại thấp → Dư hàng

🞽 Nếu nhập ít – xuất mạnh → nguy cơ đứt hàng

Ban lãnh đạo cần họp định kỳ để phân tích luồng hàng với các phòng ban đồng thời gán trách nhiệm khi có những biến động để cải thiện doanh thu

⮚ Thể hiện hiệu suất xuất hàng giữa các kho; kho nào đang xuất chậm, kho nào đang suất hiệu quả

⮚ Có chính sách điều phối kịp thời từ kho đang có nhiều hàng ứ động sang kho có tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh

⮚ Trường hợp các kho dưỡi ngưỡng luân chuyển trung bình cần đặc biệt quan tâm để cải thiện lại chất lượng; có thể đặt ra KPI cho quản lý để nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc hơn

🞽 Vòng quay tồn kho = Tổng hàng xuất kho / Tồn kho bình quân

+ Vòng quay càng cao → Hàng bán càng nhanh; dòng tiền hoàn vốn càng tốt

+ Vòng quay càng thấp → Chứng minh doanh nghiệp đang ôm hàng nhiều, chưa quy đổi tốt hàng hóa sang doanh thu → Không tạo lợi nhuận cao

⮚ Là chỉ số mà các CEO, CFO đều phải theo dõi thường xuyên để đánh giá hiệu quả vận hành của toàn bộ hệ thống từ đầu vào đến đầu ra; Không có vòng quay (Hay quay chậm) → Không có lời

⮚ Mục tiêu: Phân tích hiệu quả luân chuyển hàng tồn theo kho; Từ đó xác định:

+ Những kho có rủi ro tích trữ hàng

+ Nhữn kho có hiệu suất luận chuyển kho chậm cần tối ưu hóa

+ Những kho bất thường giữa tồn đầu – nhập – xuất – tồn cuối

Card tổng quan rủi ro tồn kho – Cảnh báo trực tiếp

Đóng vai trò cảnh báo nhanh giúp lãnh đạo có cái nhìn trực diện, tập trung vào những điểm nóng chỉ trong vài giây đầu tiên; Từ đó đưa ra quyết định phân phối cho phù hợp

⮚ Kho có nguy cơ tích hàng: là những kho có phát sinh hàng hóa trong quá trình nhập xuất (Nhập > Xuất) ở mức đáng kể, có thể gây tích trữ hàng hóa; hiệu suất chuyển đổi hàng hóa thành doanh thu không hiệu quả

⮚ Kho có tồn cuối tăng: là những kho sau quá trình hoạt động có tồn cuối > tồn đầu; Với mức chênh lệch tồn kho quá lớn, doanh nghiệp cần đánh giá lại kế hoạch phân bổ hàng hóa, điều chuyển hoặc xả hàng tồn để tối ưu dòng tiền tránh thua lỗ

⮚ Đánh giá khả năng luân chuyển hàng hóa giữa các kho – là chỉ số đánh giá hiệu suất các kho cực kỳ quan trọng

⮚ Nhận biết kho nào đang hoạt động mạnh – có hiệu suất; Kho nào hoạt động kém – đóng băng

⮚ Thông qua việc lựa chọn các option như: Tồn đầu – Nhập – Xuất – Tồn cuối người xem dễ dàng phát hiện nhanh những kho có luồng hàng bất ổn (Xuất vượt nhập, tồn âm,…)

⮚ Nhìn rõ chuỗi vận động của kho theo logic trình tự làm việc chứ không rời rạc giữa các chỉ số – Hỗ trợ kiểm soát kho hàng hiệu quả

Chart hỗ trợ đào sâu – xác minh – phân tích tận gốc các chỉ số như vòng quay tồn kho, tồn kho bình quân, chênh lệch tồn theo các kho

⮚ Nền tảng xác định kho hoạt động hiệu quả / kém hiệu quả; Từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh chính sách mua hàng hoặc phân phối lại cho hợp lý

Phân tích sản phẩm không chỉ để hiểu tình hình tiêu thụ mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, tránh đọng vốn, cảnh báo thiếu hụt và hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác

Các khối thống kê nổi bật

🞽 Top 1 sản phẩm tồn: cảnh báo đối tượng tồn kho cao nhất → Có nguy cơ đọng vốn

⮚ Đưa ra các phương án xử lý kịp thời giúp xong vòng hàng tồn, thúc đẩy khuyến mãi với các sản phẩm bán chậm

🞽 Top 1 sản phẩm bán chạy: là nhóm sản phẩm ưu tiên cần luôn đảm bảo đủ hàng trong kho để bán; có thể đặt hàng trước hoặc phân bố

⮚ Có thể đặt hàng trước hoặc phân bố kịp thời với những sản đang được ăn khách

🞽 Cảnh báo số lượng sản phẩm dưới và vượt ngưỡng:

⮚ Hỗ trợ sếp đưa chỉ đạo sớm: ưu tiên xử lý những sản phẩm vượt ngưỡng – cảnh báo đọng vốn; đồng thời kích hoạt kế hoạch đặt hàng bổ sung cho sản phẩm dưới ngưỡng – tránh mất doanh thu.

⮚ Phát hiện những sản phẩm đang thiếu hụt so với ngưỡng tồn kho tối thiểu

⮚ Chủ động rà soát, ứng biến với những tình huống biến động cung ứng mà không cần tốn thời gian rà tay

⮚ Giảm thiểu rủi ro mất doanh thu do hết hàng

⮚ Tối ưu vận hành bằng cách ưu tiên đăt hàng trước các sản phẩm cần thiết

🞽 Mục đích: Trực quan hóa sự biến động tồn kho giữa đầu kỳ – cuối kỳ, chia theo nhóm ngành hàng.

⮚ Nhanh chóng nhìn thấy nhóm nào đang xả hàng, nhóm nào tích hàng.

⮚ Phát hiện ngành hàng có nguy cơ đọng vốn cao.

⮚ Cơ sở để điều chỉnh chiến lược: giảm nhập – đẩy bán – chuyển kho.

🞽 Theo dõi xu hướng tồn kho theo tháng – để xác định liệu đang đi đúng ý định như trong kế hoạch hay không.

⮚ Nếu tồn kho đang giảm đúng kế hoạch → xác nhận kiểm soát hàng hóa có hiệu quả.

⮚ Nếu tăng đột biến → cần rà soát ngay nguyên nhân: hàng về quá nhiều? Bán chậm?

⮚ So sánh theo tháng/quý giúp thiết lập mốc kiểm soát tồn kho hợp lý.

🞽 Cảnh báo đọng vốn:

• Những sản phẩm nằm ở vùng này là hàng tồn kho cao nhưng bán chậm.

• Đây là điểm nghẽn dòng tiền – cần xem xét giảm nhập, khuyến mãi đẩy hàng, hoặc thanh lý.

🞽 Cảnh báo nguy cơ thiếu hàng:

• Những sản phẩm đang bán rất tốt nhưng tồn kho thấp → rủi ro mất doanh thu nếu không kịp thời đặt hàng.

🞽 Sản phẩm chủ lực:

• Là những sản phẩm vừa bán tốt vừa tồn kho lớn → cần duy trì mức dự trữ hợp lý, kiểm soát sát sao vòng quay.

🞽 Sản phẩm bán chậm (Luân chuyển chậm):

• Cần đánh giá lại vai trò của nhóm sản phẩm này: giữ lại hay loại bỏ khỏi danh mục?

✔ Nhìn chung trang này giúp giảm áp lực quản lý khi có nhiều vật tư (sản phẩm) chỉ bằng một cái nhìn tổng quan. Các biểu đồ hỗ trợ sếp:

⮚ Tăng hiệu quả vận hành kho và đảm bảo dòng tiền ổn định.

⮚ Ra quyết định nhập/xả hàng đúng lúc.

⮚ Tránh tình trạng hết hàng – tồn đọng – mất kiểm soát.

Đóng vai trò như chuông cảnh báo giúp giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các nguy cơ về tồn kho, hỗ trợ đưa ra quyết định nhập hàng nhanh – đúng – đủ.

Mục đích: Đề xuất các sản phẩm nên nhập hàng bán trong tháng tới dựa trên nhu cầu thị trường của năm trước (Do có 1 số sản phẩm đặc trưng theo mùa nên nhu cầu sử dụng cũng mang tính thời điểm)

Ví dụ: Bánh Danisa là 1 trong những sản phẩm bán chạy ở cùng kỳ năm trước; do đó mình có thể nhập những mặt hàng này để phục vụ nhu cầu sử dụng

Ngoài gợi ý những mặt hàng nào cần được nhập để chi tiết hơn quản lý có thể kết hợp xem thêm với chart gợi ý số lượng hàng cần nhập

⮚ Chart này sẽ đề xuất số lượng sản phẩm cần thiết để nhập vào trách tình trạng nhập quá nhiều hoặc không đủ bán ảnh hưởng đến việc phục vụ nhu cầu sử dụng

⮚ Giảm thời gian xử lý thủ công, tăng hiệu quả lập kế hoạch hàng hóa.

✔ Tổng quan trang Cảnh báo hỗ trợ quản lý:

• Giảm nguy cơ mất doanh thu vì thiếu hàng.

• Tránh rủi ro đọng vốn do hàng tồn không xoay vòng.

• Chủ động điều phối, nhập hàng thông minh.

• Tăng tính phản ứng nhanh trong quản lý vận hành kho.

Chi tiết các nội dung: Tồn đầu kỳ – Nhập hàng – Xuất kho -Tồn cuối kỳ của các Kho – Nhóm Sản phẩm – Sản phẩm

⮚ So sánh tồn kho giữa các kho: Biết được kho nào đang dư thừa – thiếu hụt để điều phối hàng hóa nội bộ mà không cần nhập thêm.

⮚ Kiểm soát hiệu suất luân chuyển:

• Nếu tồn đầu kỳ cao nhưng không có xuất hàng → sản phẩm không xoay vòng → cảnh báo rủi ro đọng vốn.

• Nếu tồn đầu kỳ thấp nhưng xuất hàng cao → cảnh báo thiếu hàng → cần đặt hàng sớm.

⮚ Nhận diện những điểm bất thường:

• Cột “Tháng trước” giúp so sánh biến động theo tháng → phát hiện những thay đổi đột ngột (tồn giảm mạnh, nhập bất thường, xuất bất ngờ).

• Gợi ý kiểm tra: có sai lệch số liệu? có hàng về quá mức? có tăng trưởng bất thường?